BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Manajemen Waktu
Waktu adalah besaran yang menunjukkan
lamanya suatu peristiwa berlangsung. Sering dalam kehidupan sehari – hari waktu
dibedakan dengan kronos ( kejadian peristiwa yang aka nada tiap saat ) dan
kairos ( kesempatan tidak akan terulang ).
Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk
kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas
terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna
pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu
yang ada. Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio
output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan
mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu
penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan
arah bahkan pengawasan terhadap waktu.
B.
Aplikasi
Manajemen Waktu
bagi mahasiswa
Membedakan Urgen Dan Importen Menurut Steven Covey yang ditulis didalam bukunya
yang berjudul First Things First dapat menjadi bahan acuan untuk membedakan
antara Urgent Vs Important. Urgent merupakan area / domain waktu sedangkan
important merupakan area target. Masih menurut Steven, ada 4 domain yang
seringkali dapat membuat bingung antara urgent danimportant, yaitu
1) Ada tugas
yang urgent dan important Misal penyelesaian tugas akhir atau skripsi menjelang
batas akhir, projek yang sudah mendekati deadline dan lain-lain.
2) Ada tugas
yang urgent tetapi tidak important Misal panggilan telpon atau sms, perbaiki
atap bocor di musim hujan, dan lain-lain.
3) Ada tugas yang tidak urgent tetapi
important Misal perhatian kepada anak/keluarga, perencanaan projek, perencanaan
keuangan keluarga, dan lain-lain.
4) Ada tugas
yang tidak urgent dan tidak important Misal menonton infotainment, bermain
game, chatting/telepon yang tidak perlu, dan lain-lain. Prioritas dan Bukan Hal
prioritas adalah jika tidak dilakukan akan berdampak tidak baik bagi diri
sendiri.
Selain itu ada hal yang perlu kita
ketahui untuk mengakomodir semua kebutuhan kita dalam perencanaan perlu kita
mengetahu hal proiritas dan tidak. Yang di maksud dengan hal prioritas adalah
sesuatu yang kalau tidak dilakukan akan memberikan dampak buruk bagi kita,
sehingga hal ini adalah mendesak yang tidak bias ditunda. Sehingga dalam proses
manajemen waktu perlu dilakukan identifikasi kebutuhan bagi mahasiswa untuk
dimasukan dalam perencanaan sesuai dengan ukuran prioritas dan tidak seperti
dalam. Beberapa kebutuahan mahasiswa dalam hal ini dapat dikelompokan menjadi 3
bagian besar 1) Kebutuhan Belajar ( peningkatan kecerdasan intelektual 2)
Kebutuhan Kecerdasan Spiritual 3) Kebutuhan Pengembangan Diri
C.
Tips Manajemen waktu
Berikut ini tips-tips yang mungkin berguna;
1. Tidak
tergoda untuk mengerjakan hal-hal yang kecil tetapi menyita waktu. Kuncinya
adalah disiplin didalam mengerjakan rencana yang tentunya sudah ada
prioritasnya. Sesekali kita melakukan hal-hal kecil tersebut untuk menyegarkan
pikiran, hal itu masih wajar tetapi jika sampai menyita banyak waktu atau
berketerusan cobalah untuk kembali melihat tugas-tugas kita.
2. Gunakan alat
bantu manajemen waktu Sudah banyak dijual alat-alat bantu manajemen waktu
seperti agenda, to do list, dan sebagainya. Dari yang berbentuk buku hingga
alat elektronik seperti PDA, smartphone, tabletPC. Gunakan alat-alat tersebut,
jangan ragu untuk menggunakannya karena alat-alat tersebut sangat membantu kita
mengatur waktu.
3. Prediksi
berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas Ketika kita akan
mengerjakan sesuatu atau ketika merencakan sesuatu, kita harus mengetahui
kira-kira seberapa lama waktu yang diperlukan, sesuaikan dengan kemampuan kita
dalam menyelesaikan tugas tersebut, jangan membuat prediksi yang tidak sesuai
dengan kemampuan kita karena hal ini malah dapat menimbulkan masalah lain.
4. Mengetahui
kapan suatu tugas harus diselesaikan ,menetukan target waktu dan proses
pencapaiannya dalam suatu rencana. Seperti pada point pertama, kita mengerjakan
sesuai prioritas, kita harus mengetahui kapan suatu tugas harus diselesaikan
dan mana tugas yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang bisa di
tunda. Sediakan waktu untuk menyusun kembali rencana di pagi hari dan
disiplinlah sesuai rencana-rencana tersebut
5. Kita tidak bisa mengerjakan dua tugas dalam
waktu bersamaan Fokus, salah satu hal yang penting dalam manajemen waktu adalah
fokus pada satu tugas. Kita tidak akan bisa mengerjakan dua atau lebih tugas
sekaligus dengan tingkat perhatian yang sama, yang mungkin bisa dikerjakan
adalah “multitasking” tetapi kita tetap mengerjakan satu hal pada satu waktu.
Multitasking sebenarnya adalah suatu seni didalam melakukan delegasi wewenang
dan tugas.
6. Hindarkan untuk terpaku pada lama waktu yang
telah kita rencanakan Ketika kita merencakan untuk menyelesaikan suatu tugas
didalam waktu tiga jam (contoh 3 jam), hindarkan kita untuk selalu berpaku pada
waktu 3 jam itu untuk menyelesaikannya, jika kita bisa menyelesaikannya dalam
waktu 2 jam, akan lebih baik. Sehingga kita bisa melanjutkan untuk tugas
selanjutnya.
7. Keep it
simple Tips manajemen waktu yang lain adalah selalu bersikap efisien. Jangan
melakukan sesuatu yang bisa membuat rumit/susah yang malah menghabiskan waktu.
Jika suatu tugas dapat dibuat sederhana mengapa harus dibuat sulit, mudahkan
maka kita akan menemukan waktu yang lebih banyak.
D.
Strategi Manajemen Waktu
Mahassiwa Menjadi mahasiswa
kegiatannya pun bertambah selain menuntut ilmu, juga mengikuti berbagai
aktifitas seperti kegiatan tambahan, organisasi kemahasiswaan, atau aktifitas
yang lainnya. Interaksi sosial pun semakin bertambah juga seiring bertambah
umurnya, mungkin sudah mulai memikirkan calon pasangan hidup, atau mencari
peluang bisnis. Dengan berbagai aktifitas tersebut, tentu seorang mahasiswa
harus pandai mengatur waktu, merencanakan kegiatan-kegiatan, dan bahkan banyak
aktifitas yang menyita waktu sehingga target belajar pun gagal. Di artikel ini
kita mengetahui strategi sukses manajemen waktu untuk mahasiswa agar mengatasi
permasalahan tersebut.
1) Belajar dimulai dari subyek yang
membosankan atau sulit terlebih dahulu. Alasannya adalah ketika kita dalam
keadaan segar, informasi-informasi yang diperoleh akan cepat diproses sehingga
kita bisa menghemat waktu. Selain itu akan lebih mudah mendapatkan semangat
atau motivasi untuk mempelajari hal yang menyenangkan ketika keadaan kita
sedang lelah daripada harus mempelajari hal / subyek yang membosankan.
2) Tentukan dan identifikasi waktu yang terbaik untuk kita, setiap hari
Apakah anda merasa termasuk seseorang yang “night person” atau “morning
person”? Coba gunakan waktu terbaik yang anda miliki itu untuk belajar. Tentu
saja belajar pada waktu terbaik itu setiap harinya, sehingga memungkinkan anda
dapat menyelesaikan tugas didalam waktu yang lebih singkat.
3) Cukup dan Berkualitas, itulah kunci untuk tidur dan makan Adakalanya
ketika ada tugas membutuhkan waktu dan energi yang cukup banyak, kita melupakan
atau mengabaikan makan atau tidur. Bahkan tidur pun kadang kala bisa dianggap
sebagai “bank” didalam manajemen waktu, ketika harus selesaikan tugas yang
belum selesai, waktu tidur pun diambil untuk menyelesaikan tugas. Hal seperti
itu tidak efektif karena tubuh akan lebih membutuhkan energi yang lebih banyak
untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut agar tidak kelelahan dan konsentrasi
tetap terjaga.
4) Tempat atau lingkungan belajar yang kondusif Pastikan anda mendapatkan
tempat belajar yang kondusif yang jauh dari gangguan, mungkin bisa di
perpustakaan karena perpustakaan merupakan tempat baik untuk belajar tetapi
perpustakaan jam operasinya terbatas.
5) Gunakan waktu menunggu Ketika menunggu kendaraan atau transpotasi umum
untuk pulang pergi kampus, waktu tersebut bisa dimanfaatkan untuk membaca atau
ketika menunggu teman, selalu bawa catatan kecil atau ringkasan subyek kuliah,
meskipun hanya satu paragraf.
6) Jangan lupa dan jangan tinggalkan rekreasi Kuliah, bukan berarti harus
belajar sepanjang masa, tetap harus mempunyai kehidupan sosial yang baik. Misal
berkunjung ke teman atau mengerjakan hobi yang anda sukai. Saat ini saya ingin
kembali ke masa lalu saya yang indah, namun masa lalu saya telah hilang dimakan
waktu dan kini waktu itu telah berubah menjadi mutiara dalam pribadiku (by
amoye).
E. 13 Tips Manajemen Waktu yang Akan Merubah Hidup Anda
1.
Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)
To-do lists
yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini
serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item
dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda
butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk
hari-hari tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk
menyelesaikannya.
Anda tidak
boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang
baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda
harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan
atas di daftar anda.
2. Buat
rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan
tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai
menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik
dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang
lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir
minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena
di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari
pekerjaan di hari-hari sebelumnya.
3.
Belajarlah untuk mengatur prioritas anda
Anda harus
belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang
paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah
untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan
dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja
cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk
mencapai hasil yang tidak signifikan.
4. Kunci
manajemen waktu yang sukses adalah delegasi
Kunci sukses
manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas
sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan
delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara
dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas
yang benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih
untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu
karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang
anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan
dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar
dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi
orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.
5.
Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’
Anda harus
belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak
dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik
untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus
menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam
sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin
lakukan atau yang perlu diselesaikan.
6.
Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil
Teknik lain
yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas
panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi
beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola
baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit
setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang.
Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa
kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat
menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda
hal tersebut.
7.
Perfeksionisme membutuhkan waktu
Anda harus
mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari
kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan
memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan
mungkin lebih menyenangkan.
8.
Kenali waktu dimana anda lebih produktif
Adalah normal
bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih
produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai
alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda
bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun.
Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah
untuk menangani tugas yang paling sulit.
9.
Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti
Anda perlu
belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani.
Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan
waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan
yang salah.
10.
Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda
Selama jam
kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu
anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda
mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika
anda memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut
permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.
12.
Jangan lupa diri anda sendiri
Ketika anda
membuat rencana,
jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu
istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar
berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika
diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan
sesuatu yang anda sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak
membuat perbedaan dalam tidur anda, tetapi dapat memberikan kepuasan dan
mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri
anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.
12.
Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda
Untuk dapat
mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di
mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan
log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu
selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per
jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap
tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk
istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat
mulai menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan
yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan
yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak
memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda, anda
melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus
meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.
13.
Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga
Masukkan dalam
rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi
rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga.
Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda,
dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya. Manajemen waktu adalah
suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah
bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu
tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi
anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik
0 komentar:
Posting Komentar
silahkan berkomentar dengan sopan